使用任务管理软件有哪些好处?

什么是任务管理?


任务管理不仅仅是项目主管核查待办清单,更是一个组织完善的系统,用于识别、监测和管理你和团队的工作。

  • 任务管理涉及下列事项:
  • 跟踪任务进度
  • 给团队成员分配工作
  • 设定期限
  • 调整工作日程
  • 以及更多

有效的任务管理有助于个人或团体实现目标,它还考虑到了任务规划、任务优先级、任务自动化以及依赖和预算。通常好的项目管理系统的基本功能之一是任务管理。

为什么你需要任务管理系统?


1帮助你组织工作

你和团队每天都在从事多线程任务,比如:项目工作、人力资源工作、社交媒体发帖、开票等等,不胜枚举。现在试着想象一下,用笔和纸,甚至是excel表格来处理所有的这些工作。

没错,这种情况太普遍了。

根据国外某知名企业最近的一项研究,42%的美国就业者认为他们缺乏一些技术和工具,如任务管理应用程序等,近一半(45%)的人宁愿放弃10%的工资来获得更轻松的工作。因为,如果没有专门的工具,你在管理每个项目任务信息、截止日期、跟踪进度的时候将耗费非常多的精力,而且还不以能管理好。

任务管理工具是一个专门用来监测任务进展、分配任务、管理时间计划的平台,它通过自动化提醒、规范化的流程、可视化的报表来帮助你管理,从而让工作能有条不紊的按计划开展。

2、帮助团队进行有效的协作

任务管理工具不仅会改善办公室内的线下办公,以及团队远程办公,还能提高团队协作能力。因为,每个任务都设置一个专门的空间,该任务相关的信息都被整合在这一空间,每个参与项目的人都可以访问此任务,就不会每个人都拿着不同版本的文档,花大量时间问人要最新文档等等。

团队内部可以很容易地分享文件、想法和反馈,协作并迅速完成工作。

3、帮助确定任务的优先级

要知道不是所有任务都一样重要,虽然每项任务都需要解决,但显然有些任务更重要。例如,完成一个客户的项目可能比决定办公室聚会的主题更重要。而任务管理工具将帮助你对任务进行优先排序,而不用你每次都回忆哪件任务更重要。

一个好的任务管理工具有哪些特点?

  • 与其他工具集成:这个工具是否与我们常用的办公系统能相互打通,比如邮件、企业微信等等。
  • 跟踪任务进展:是否很容易看到每个人在项目的哪个阶段,以及你和你的团队是如何达到目标的?你能从许多不同的角度来观察这个项目吗?
  • 快捷的客户支持 :如果你需要帮助,任务管理系统是否在快速响应时间内提供线上聊天或电子邮件?
  • 简单程度:初学者和专业的项目经理都能使用它吗?它能被有代码和无代码的团队都采用吗?
  • 直观灵活性:它是否可以用于无限多的案例?不仅能为营销活动和软件开发执行任务计划,也可以为个人目标或大学项目执行任务计划吗?
  • 经常更新功能:任务管理平台背后的团队是否致力于消灭bug,添加新功能,并倾听用户的反馈?

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