项目管理软件的共同特点是什么

摘要：项目管理软件通常都包含一些标准的功能，比如：定义、计划、进度表、可视化、工作流、任务、资源管理等。

详细解答：

定义：

项目定义功能是任何项目管理软件的核心，因为它允许公司定义项目结构，这是任何业务活动的基础。需要仔细定义项目结构；由于存在扰乱项目的风险，在实施过程中很难对其进行重大更改。

同时，项目管理软件应该允许用户调整结构以保持项目正常进行。

计划：

项目管理软件应该提供多种选项来计划项目，例如定义谁做什么以及何时做什么的模板和规则。项目计划模板是任何项目的良好起点，因为项目经理无需从头开始计划。项目规则可用于定义资源分配、任务相关性和项目截止日期的工作流。项目计划还应考虑可能影响项目的风险。

例如，项目经理可能希望分配比标准时间和资源更多的时间和资源来完成任务。最好为最坏的情况做计划。

进度表：

项目进度表包括里程碑和截止日期，确定项目的每个阶段预计何时完成。根据项目的复杂性，还可以为活动和任务分配截止日期。项目管理解决方案应包括根据任务之间的相互依赖性定义里程碑的功能。

例如，有些任务只能在前面的任务完成后才开始，而其他活动可以并行完成。

可视化：

项目可视化功能（例如甘特图）提供项目所有活动、任务、截止日期和里程碑的概览。理想的可视化允许用户深入到项目结构的每个级别，以查找有关资源或活动的详细信息。

拥有适当授权的用户还应该能够调整可视化时间表，任何动作或里程碑的任何更改都应自动更新项目的任何其他相关部分。

工作流：

工作流和过程定义了在项目的各个阶段如何执行活动。这些功能需要可定制以适应每个团队的需求，并应提供合理的逻辑以考虑项目约束和限制。

为提高问责制，工作流应包括审批，以便主管、项目经理和高管对所提供服务的质量负责。

任务：

任务管理用于定义、安排和监控员工及其工作。这对于管理在不同地点工作的多个团队以及现场人员或外部承包商和顾问至关重要。项目管理软件应提供根据意外变化或客户要求调整时间表的能力。

待办事项列表也是任务管理的一部分，用于创建员工或团队的任务列表。使用待办事项列表，项目经理可以将工作分配给员工，而无需让他们访问整个项目。待办事项清单也可以用作员工用来跟踪进度的清单。

资源管理：

资源管理尤为重要，因为它可以对项目成本产生重大影响。每种类型的活动都可能需要特定的资源，应该最佳地使用这些资源以降低成本。

团队还受益于跨多个活动和项目分配资源的能力，这使他们能够批量采购材料并节省采购成本。此外，用兼容的替代品替代不可用资源的能力可以降低成本并避免延误。

文档：

项目文档功能管理与项目相关的所有文档的流程，例如合同、工作说明书、报价和建议书等。这些文档通常以电子格式存储，便于用户在内部和外部共享。项目管理解决方案包括文档模板和用户重复使用内容的选项也很重要。

报告：报告、分析和仪表板供项目涉及的所有各方使用，从员工到外部顾问，甚至客户。因此，分析功能必须足够灵活以轻松适应每种类型的用户。

同时，私人数据或财务详细信息等敏感信息应仅通过安全门户与授权用户共享。